První zaměstnanec v Česku: kontrolní seznam před prvním dnem

První zaměstnanec změní malou firmu víc než druhý nebo desátý. Získáte někoho, s kým se o práci podělíte, a ode dne podpisu smlouvy se zároveň stáváte regulovaným zaměstnavatelem s kalendářem povinností. V Česku jsou tyto povinnosti zvládnutelné, pokud je vyřizujete popořadě, a u prvního zaměstnance se vyplatí zaplatit mzdovou účetní firmu nebo pracovněprávního právníka.

Rozhodněte se pro formu

Standardní pracovní smlouva je výchozí pro trvalou práci pod vedením zaměstnavatele. Pro krátké nebo omezené úkoly zákoník práce nabízí také dohody mimo pracovní poměr: dohodu o provedení práce (DPP) a dohodu o pracovní činnosti (DPČ). Mají méně nároků a jiná pravidla pojištění, s hranicemi, které se v posledních letech upravovaly (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji).

Používat dohodu k obcházení povinností, které patří do pracovní smlouvy, je známé riziko. Pokud člověk pracuje pravidelně, na vaše pokyny, ve vašich prostorách nebo s vaším nářadím, může to zákon posoudit jako pracovní poměr bez ohledu na to, co stojí na papíře. Stejnou otázku vyvolává dodavatel, který fakturuje jako OSVČ, proto se poctivě rozhodněte, jaký vztah skutečně máte.

Registrace jako zaměstnavatel

Zaregistrujte se jako zaměstnavatel u České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), obvykle přes její online portál, ve lhůtě stanovené zákonem po nástupu prvního zaměstnance (ověřte u ČSSZ) a nástup každého zaměstnance oznamte ČSSZ nejpozději v den vzniku pracovního poměru a jeho zdravotní pojišťovně do osmi dnů. Firmy mají pro úřední poštu ve výchozím stavu datovou schránku a váš finanční úřad by měl vědět, že budete ze mezd srážet daň.

ČSSZ oznamte nejpozději v den nástupu zaměstnance a jeho zdravotní pojišťovně do osmi dnů, že pracovní poměr vznikl (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji). Oznámení identifikuje zaměstnance rodným číslem nebo, u cizinců, kteří ho nemají, jinými identifikátory. Zeptejte se před prvním dnem, u které zdravotní pojišťovny je pojištěn.

Smlouva

Smlouva musí být písemná. Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) vyžaduje, aby uvedla druh práce, místo výkonu práce a den nástupu, a měla by upravovat mzdu, pracovní dobu, dovolenou a případně zkušební dobu. Výpovědní doby a důvody ukončení se řídí zákoníkem a některá jeho ustanovení nelze dohodou změnit v neprospěch zaměstnance.

Zkušební doba se může sjednat až na čtyři měsíce, u vedoucích zaměstnanců na osm, od 1. června 2025, a pracovní poměr na dobu určitou může trvat až tři roky a opakovat se dvakrát (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji). Seznamte se s tím, než nabídnete řetězec krátkých smluv. Zaměstnanci mají také nárok na písemné informace o svých podmínkách a nejjednodušší způsob, jak to splnit, je pokrýt tento výčet samotnou smlouvou.

Právo pracovat

Občané států EU, EHP a Švýcarska mohou v Česku pracovat bez pracovního povolení. Ostatní státní příslušníci obecně potřebují pobytové oprávnění, které umožňuje zaměstnání, například zaměstnaneckou kartu nebo modrou kartu EU, nebo jiný status se svobodným přístupem na trh práce. Povolení vydávají pobytové orgány a žádost obvykle uvádí konkrétní práci. Pojmy z karet vysvětluje náš slovník pobytů.

Zaměstnavatel musí nárok ověřit před zahájením práce, uschovat kopie dokladů a oznámit krajské pobočce Úřadu práce nástup a ukončení práce cizinců, včetně občanů EU, ve lhůtě stanovené zákonem o zaměstnanosti (stav k roku 2026; ověřte u Úřadu práce). Nechat někoho pracovat bez správných dokladů vystavuje zaměstnavatele vysokým pokutám. Ujištění zaměstnance nestačí.

Bezpečnost a zdraví

Zaměstnavatel musí zajistit bezpečné pracovní podmínky. V praxi nový zaměstnanec potřebuje u kategorií práce, kde se to týká, vstupní lékařskou prohlídku a před nástupem školení bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (BOZP) a požární ochrany. Uchovávejte záznamy. Zaměstnavatelé musí mít také pojištění odpovědnosti za pracovní úrazy, jak uvádí náš článek o odvodech zaměstnavatele.

Mzdy

Mzdy vyžadují od začátku systém: hrubá mzda na čistou, sražené zálohy na daň z příjmů, odvody sociálním a zdravotním institucím, odesílání měsíčních hlášení. Postup popisuje článek české mzdy pro zaměstnavatele. V den nástupu nebo dříve shromážděte osobní údaje, bankovní účet, zdravotní pojišťovnu, doklady o předchozím zaměstnání, podepsané prohlášení, pokud zaměstnanec chce základní slevu na dani, a záznamy o osobách, které zaměstnanec živí, pro další slevy.

Náklady, na které se zapomíná

Rozpočet na prvního zaměstnance obvykle začíná mzdou a tam také končí. Úplný seznam je delší: odvody zaměstnavatele na sociální a zdravotní pojištění, zákonné pojištění úrazů, pracovnělékařská prohlídka tam, kde se týká, školení bezpečnosti a požární ochrany, mzdová služba a čas toho, kdo to všechno řídí. Žádná položka není sama o sobě velká. Dohromady mění odpověď na otázku „můžeme si někoho dovolit?“, proto stojí za to přečíst si před napsáním nabídky článek o odvodech zaměstnavatele.

Je tu i cena za špatně nastavený vztah. Člověk, který pracuje pravidelně, na vaše pokyny, ve vašich prostorách a s vaším nářadím, může být považován za zaměstnance bez ohledu na papír. Poctivě to vyřešit hned na začátku je levnější než pozdější překvalifikování.

První den

Zaměstnanec by měl první den odejít s kopií smlouvy, vysvětlením pracovní doby a místa výkonu práce, poučením o bezpečnosti, informacemi o dovolené a o tom, jak hlásit nemoc, a s vnitřními pravidly. Zákonnou minimální dovolenou stanoví zákoník práce (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji).

Veďte osobní složku s podepsanými dokumenty. Údaje zaměstnanců podléhají GDPR a českým pravidlům ochrany osobních údajů, proto si poznamenejte právní důvod pro to, co uchováváte.

Týden před nástupem sestavte jednostránkový kontrolní seznam, u každé položky s osobou a datem: smlouva podepsána, právo pracovat ověřeno, sociální zabezpečení a zdravotní pojišťovna oznámeny, lékařská prohlídka objednána, poučení o bezpečnosti naplánováno, mzdy připraveny. Pošlete ho účetní a požádejte ji o potvrzení položek, které vyřizuje. Pak k hrubé mzdě připočtěte odvody zaměstnavatele, pojištění úrazů, lékařskou prohlídku, školení a mzdovou službu.

Nakonec se rozhodněte, kdo ve firmě vlastní personální administrativu. Ve firmě s jedním jednatelem a jedním zaměstnancem je to obvykle jednatel a riziko spočívá v tom, že si nikdo nevšimne lhůty, protože každý předpokládá, že ji má někdo jiný. Určete osobu, zapište jí termíny do diáře a poznamenejte si, kde jsou uložené podepsané dokumenty.

Kde si to ověřit

Česká správa sociálního zabezpečení vysvětluje registraci zaměstnavatele a oznámení. Zákoník práce je rozhodující pro smlouvy, zkušební dobu, dobu určitou a dovolenou a Ministerstvo vnitra se věnuje pobytovým oprávněním, která umožňují zaměstnání. Pracovní právo je oblast, kde se jedna konzultace s českým pracovněprávním právníkem před první smlouvou vyplatí.

Časté otázky

Potřebuji písemnou smlouvu?

Ano. Zákoník práce vyžaduje písemnou formu, s uvedením alespoň druhu práce, místa výkonu práce a dne nástupu.

Může občan EU nastoupit do práce bez povolení?

Občané států EU, EHP a Švýcarska mohou v Česku pracovat bez pracovního povolení. Ostatní státní příslušníci obecně potřebují pobytové oprávnění, které umožňuje zaměstnání.

Je doba určitá neomezená?

Ne. Platí omezení opakování i celkové délky (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji), proto se s nimi seznamte, než nabídnete řetězec smluv.

S čím má zaměstnanec první den odejít?

S kopií smlouvy, vysvětlením pracovní doby a místa výkonu práce, poučením o bezpečnosti, informacemi o dovolené a hlášení nemoci a s vnitřními pravidly.

Toto je obecný výklad, nikoli právní ani daňové poradenství. Pravidla se mění; ověřte si je v oficiálním zdroji nebo u licencovaného poradce.