Základy českého účetnictví: podvojné účetnictví a daňová evidence

První schůzka zahraničního zakladatele s českým účetním obvykle přinese jedno překvapení. Účetnictví se vede česky a podle českých pravidel a váš systém z domovské země se prostě nepřizpůsobí. Účetnictví je tu právní disciplína s vlastním zákonem, kategoriemi a slovníkem. Když znáte předem hrubý obrys, schůzka je kratší a faktura menší.

České právo nabízí dva základní způsoby vedení záznamů podniku. Který dostanete, je částečně vaše volba a částečně věc zákona.

Plné účetnictví, nebo daňová evidence

Plné účetnictví (účetnictví) upravuje zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) a jeho prováděcí vyhlášky. Je to podvojné účetnictví: každá transakce skončí nejméně na dvou účtech, aktiva a pasiva se objeví v rozvaze a příjmy a náklady tvoří výkaz zisku a ztráty. Musí je používat společnosti jako s.r.o. a a.s., stejně jako některé další subjekty a živnostníci ve stanovených okolnostech. Ostatní si je zvolí dobrovolně.

Daňová evidence (daňová evidence) je jednodušší možnost pro fyzické osoby, které nemají povinnost vést plné účetnictví. Sleduje příjmy a výdaje a také majetek a pohledávky, jak vyžadují daňová pravidla, a stačí k výpočtu základu daně z příjmů. Rozvahu nevytváří. Co musí obsahovat, určuje zákon o daních z příjmů (586/1992 Sb.). Kam to zapadá, ukazuje náš průvodce jak se stát OSVČ.

Živnostník s výdaji paušálem může vést ještě lehčí evidenci příjmů. Volba nemusí být vždy svobodná, takže si před odesláním první faktury ověřte, která se vás týká.

Jak funguje podvojné účetnictví

Strukturu pochopíte, aniž byste se museli stát účetním. Společnost pracuje s účtovým rozvrhem, obvykle postaveným na standardním českém, který třídí účty podle druhu: dlouhodobý majetek, zásoby, pohledávky a závazky, bankovní účty, vlastní kapitál, náklady a výnosy. Každá transakce dostane stranu má dáti a stranu dal. Účetní sestaví předvahu a poté závěrku.

Vše stojí na primárních dokladech. Faktura, bankovní výpis, smlouva, mzdový list: každý zápis jeden potřebuje a zákon o účetnictví vyjmenovává, co řádný účetní doklad obsahuje. Výdaj bez dokladu je výdaj, který může kontrola neuznat.

Kategorie velikosti

Zákon třídí podniky na mikro, malé, střední a velké účetní jednotky podle kritérií, jako jsou aktiva celkem, čistý obrat a průměrný počet zaměstnanců. Do kategorie podnik přechází splněním určitého počtu těchto kritérií v po sobě jdoucích obdobích. Kategorie určuje, jak podrobná je závěrka, zda lze zkrátit přílohu, zda je třeba výroční zpráva a prostřednictvím související úpravy i to, zda je povinný audit. Poslední bod rozebíráme v textu požadavky na audit.

Hranice stanoví zákon a v posledních letech se upravovaly. Použijte aktuální čísla z oficiálního zdroje (stav k roku 2026; ověřte v oficiálním zdroji), ne ta z loňského blogového příspěvku.

Závěrka na konci roku

Roční soubor, účetní závěrka, má obvykle tři části: rozvahu (rozvaha), výkaz zisku a ztráty (výkaz zisku a ztráty) a přílohu (příloha). Mikro jednotky používají kratší formáty, větší přidávají výkaz o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu. Závěrky se sestavují podle českých účetních předpisů, nebo u některých subjektů podle mezinárodních.

Vlastníci nebo valná hromada je schvalují a společnosti je pak ukládají do obchodního rejstříku. Tento krok má vlastní článek: ukládání účetních závěrek.

Účetním obdobím je obvykle kalendářní rok. Jiný dvanáctiměsíční hospodářský rok je možný, ale musí být odůvodněn a oznámen finančnímu úřadu a posune vaše lhůty, proto se rozhodněte brzy.

Záznamy, jazyk a uchovávání

Záznamy se musí vést česky, i když vedle nich můžete uchovávat doplňující verze v jiném jazyce. Elektronické záznamy jsou povoleny, pokud zůstávají čitelné a chráněné před ztrátou. Doby uchovávání se liší podle druhu dokladu: závěrky a účetní knihy se uchovávají déle než běžné podpůrné papíry a daňové právo má vlastní promlčecí lhůty, které mohou být ještě delší. Aktuální doby zjistěte u Finanční správy nebo u účetního.

Co od vás účetní potřebuje

Účetnictví je spolupráce a data tečou jedním směrem. Účetní nemůže zaúčtovat, co neviděl, takže kvalita účetnictví je kvalitou vašich návyků s doklady. Doklady nejsou tajemné: každá přijatá faktura a účtenka, každá vydaná faktura, bankovní výpisy, smlouvy zakládající závazky, mzdové záznamy a zápisy o významných rozhodnutích. Pokud umíte říct, kterého dne v měsíci se k účetnímu dostanou, vyřešili jste většinu rizika pozdního podání.

Rada z druhé strany stolu: posílejte doklady ve formě, kterou účetní preferuje, pojmenované a datované, s jednořádkovou poznámkou u všeho neobvyklého. Platba s nejasným účelem v bankovním výpisu stojí víc na vysvětlení v březnu než na označení v květnu. Berte otázky účetního jako zrcadlo toho, na co by se ptala kontrola.

Software a účetní

Většina malých firem používá účetní software s českou lokalizací, zpracováním DPH a napojením na daňový portál. Jste-li plátce DPH, ověřte, že umí vytvořit formát kontrolního hlášení popsaný v textu jak podat přiznání k DPH.

Dobrý účetní vysvětluje možnosti srozumitelně, cenu uvádí písemně a řekne vám, jaké papíry potřebuje a kdy. Zeptejte se, co poplatek zahrnuje: měsíční účtování, mzdy, přiznání k DPH, roční přiznání, účetní závěrku. Pozdě dodané doklady od klienta jsou nejčastější příčinou pozdních podání, což je nepříjemné pro profesi, které se to přičítá.

Před prvním měsícem účtování napište jednostránkovou poznámku: jaký systém používáte, jaký software, kdo uchovává doklady, který den v měsíci účtenky putují k účetnímu a datum konce roku. Pošlete ji účetnímu a požádejte o opravy. Jasný postup ušetří víc než levný poplatek.

Kde si to ověřit

Zákon o účetnictví a jeho prováděcí vyhlášky jsou zdrojem pro podvojné účetnictví, zákon o daních z příjmů pro daňovou evidenci a Finanční správa vysvětluje stránku podání. Pro kategorie velikosti a doby uchovávání použijte aktuální znění a potvrzení od účetního.

Časté otázky

Musí se záznamy vést česky?

Ano, i když vedle nich můžete uchovávat doplňující verze v jiném jazyce. Elektronické záznamy jsou povoleny, pokud zůstávají čitelné a chráněné před ztrátou.

Potřebují malé podniky rozvahu?

Ty, které vedou plné účetnictví, ano. Mikro jednotky používají kratší formáty a živnostníci s daňovou evidencí rozvahu nevytvářejí.

Mohu zvolit jiný hospodářský rok?

Jiný dvanáctiměsíční rok je možný, ale musí být odůvodněn a oznámen finančnímu úřadu a posune vaše lhůty.

Odkud se berou kategorie velikosti?

Zákon o účetnictví třídí podniky na mikro, malé, střední a velké podle kritérií, jako jsou aktiva celkem, čistý obrat a průměrný počet zaměstnanců.

Toto je obecný výklad, nikoli právní ani daňové poradenství. Pravidla se mění; ověřte oficiální zdroj nebo se obraťte na oprávněného poradce.