Firemní bankovní účet pro novou společnost v Česku

Zakladatelé v Praze často zjistí, že se firma zaregistruje dřív, než se otevře její účet. Zápis do obchodního rejstříku je hotový, přidělí se IČO a pak se ozve pracovník compliance s otázkou, kdo vlastní vlastníka. Není to česká zvláštnost. Tak vypadají pravidla proti praní peněz v praxi, a čím dřív s tím počítáte, tím kratší bude zdržení.

Tento návod popisuje typický postup a doklady. Žádnou banku nedoporučuje a neslibuje žádnou lhůtu, protože každá banka si postup nastavuje sama v mezích zákona.

Proč je účet potřeba brzy

Česká společnost potřebuje účet dlouho předtím, než začne obchodovat. Zakladatelé na něj vloží základní kapitál (s.r.o. nemá vysoké zákonné minimum, výši určuje společenská smlouva), faktury potřebují místo, kam se budou platit, a finanční správa i správa sociálního zabezpečení očekávají, že firma platí a je placena přes účet. Náš výklad o s.r.o. ukazuje, jak fungují vklady do kapitálu, a návod k registraci popisuje celý postup.

Některé banky otevírají zvláštní účet pro splacení kapitálu ještě ve fázi zakládání společnosti. Zda to udělá ta vaše a co musíte doložit, se liší. Zeptejte se dřív, než si stanovíte harmonogram.

Co banka chce

Banka má zákonnou povinnost klienta identifikovat a prověřit, což se obvykle označuje zkratkou KYC (poznej svého klienta). Seznamy se liší, ale obvyklé doklady jsou tyto.

• Výpis z obchodního rejstříku, v němž je uveden název, IČO, sídlo, jednatelé a právní forma. Zobrazit ho online je zdarma a ověřit se dá na Czech POINTu.
• Zakladatelské dokumenty: zakladatelská listina nebo společenská smlouva a u s.r.o. údaje o společnících.
• Pasy nebo občanské průkazy jednatelů a skutečných majitelů, tedy fyzických osob, které společnost v konečném důsledku ovládají.
• Doklad o sídle, například nájemní smlouva, souhlas vlastníka nebo výpis z katastru nemovitostí, pokud o něj banka požádá.
• Daňová identifikace, včetně DIČ, pokud je společnost registrovaná k DPH.

Mnoho bank chce také stručný popis podnikání: co firma prodává, kdo jsou zákazníci, odkud budou přicházet peníze a jaké budou pravděpodobné měsíční objemy. Nejde o výslech, spíš o základní měřítko, podle kterého banka pozná, zda pozdější transakce vypadají běžně.

Vlastnictví a skutečný majitel

Nejčastější příčinou zdržení je vlastnická struktura. Zahraniční mateřská společnost, svěřenský fond nebo řetězec holdingů nutí banku dohledat strukturu až k fyzickým osobám, které za ní stojí. Počítejte s tím, že se vás zeptá na údaje zapsané v evidenci skutečných majitelů; viz evidence skutečných majitelů vysvětlena. Pokud je vlastníkem zahraniční subjekt, může banka chtít dokumenty s apostilou nebo úředně přeložené.

Zahraničním jednatelům a vlastníkům se mohou položit také otázky na daňovou rezidenci a vazby na jiné země, protože banky mají vlastní oznamovací povinnosti podle rámců EU a OECD. Mějte fakta po ruce.

Osobně, nebo online

Banky se v ověřování totožnosti liší. Některé vyžadují, aby každý jednatel nebo pověřená osoba přišli osobně. Jiné přijímají videohovor nebo přihlášení přes bankovní identitu a některé úředně ověřený podpis u notáře či na Czech POINTu. Pokud jednatel žije v zahraničí, zeptejte se brzy, zda existuje vzdálená varianta a jaké ověření banka akceptuje. Když se to nechá na konec, může to přidat týdny.

Výběr banky

V Česku působí velké univerzální banky, pobočky zahraničních bank, menší domácí banky a licencované platební instituce. U firmy se rozdíly týkají hlavně poplatků a ochoty banky přijmout určité obchodní modely. Vyžádejte si písemně tyto údaje:

• poplatky za vedení účtu a za jednotlivé platby;
• zda existují účty v eurech a jiných měnách a kolik stojí převod mezi měnami;
• přístup pro více podepisujících osob a zda platba vyžaduje druhé schválení;
• napojení na účetní software a u internetových prodejců na platební brány;
• podpora v angličtině, která se mimo největší banky dost liší.

Platební instituce ani poskytovatel elektronických peněz není banka. Může být pod dohledem České národní banky a pro některé účely se hodí naprosto dobře, ale vklady jsou chráněny jinak a některé protistrany, zejména veřejné instituce, stále očekávají běžný bankovní účet.

Kde to vázne

Firma bez obchodní historie a s neobvyklou činností se setká s přísnější kontrolou. Stejně tak firma se sdílenou adresou sídla nebo s vlastníky v jurisdikcích, které banka hodnotí jako rizikovější. Pomáhá soulad: popis, který bance dáte, by se měl shodovat s činnostmi v rejstříku, na webu a v živnostenském oprávnění (viz jak fungují české živnosti).

Banka může odmítnout účet otevřít nebo ho později zrušit a ne vždy musí uvést důvod. Pokud se to stane, zeptejte se, zda by odpověď změnily další doklady, a zvažte jinou banku, místo abyste podávali stejnou žádost znovu.

Po otevření účtu

Údaje předejte účetní a číslo uveďte na fakturách. Společnost registrovaná k DPH musí finančnímu úřadu oznámit účty, které používá k podnikání. Finanční správa zveřejňuje registr takových účtů, takže si zákazník může před větší platbou ověřit, že je účet dodavatele zveřejněn. Širší pravidla najdete ve výkladu jak funguje české DPH.

Před podáním žádosti položte každé bance jednu otázku: jaký je úplný seznam dokladů pro firmu s mou vlastnickou strukturou? Ušetří vám to druhou cestu.

Toto je obecný výklad, nikoli právní ani daňové poradenství.