IČO, DIČ a rodné číslo: identifikátory, na kterých stojí papírování

Dříve nebo později se vás český obchodní partner zeptá: „Jaké máte IČO?“ a hned vzápětí: „A DIČ?“ Zahraniční zakladatel, který právě firmu zaregistroval, často odpoví číslem vytištěným na výpisu o registraci a zjistí, že na druhou otázku existuje jiná odpověď. Většinu české administrativy zajišťují tři identifikátory a každý existuje z jiného důvodu. Když je pochopíte, faktury, smlouvy i daňové formuláře se přestanou vracet.

IČO: kdo jste

IČO (identifikační číslo osoby) je osmimístný identifikátor, který ve státních registrech označuje právnickou osobu nebo osobu samostatně výdělečně činnou. Poslední číslice je kontrolní a počítá se z prvních sedmi, proto formulář špatně napsané IČO obvykle hned odmítne. Společnost dostane IČO, když je zapsána do obchodního rejstříku. Živnostník ho obdrží, když živnostenský úřad zaregistruje jeho podnikání. Spolky, nadace, veřejné instituce i pobočky zahraničních firem mají každý vlastní cestu, ale logika je stejná: číslo se vydá jednou, zůstává subjektu celý život a znovu se nepřiděluje.

IČO je veřejné. Stát ho vede v registru osob, jednom ze základních registrů, a kdokoli podle něj může firmu vyhledat. Ministerstvo financí provozuje ARES, bezplatné vyhledávání, které sdružuje data z obchodního rejstříku, živnostenského rejstříku a dalších zdrojů, a je to nejrychlejší způsob, jak ověřit, že partner existuje, má uvedený název a adresu a není vymazán. Hlubší vrstvu pokrývá náš průvodce obchodním rejstříkem.

DIČ: kdo jste z hlediska daní

DIČ (daňové identifikační číslo) je daňový identifikátor. Přiděluje ho Finanční správa po registraci poplatníka. U společnosti je to téměř vždy „CZ“ následované IČO. U fyzické osoby je to „CZ“ následované rodným číslem, devíti- nebo desetimístným číslem, které člověk už má. Cizinci bez českého rodného čísla ho v systému přidělí příslušný úřad; jak k tomu dochází, vysvětluje náš text o českém rodném čísle.

Předpona „CZ“ je unijní konvence, dvoupísmenný kód země, který zahraničním systémům říká, jaký stát číslo vydal. Proto DIČ slouží na přeshraničních fakturách i jako číslo pro DPH. A právě tady číhá past.

Proč DIČ neznamená plátce DPH

Podnikatel může mít DIČ, aniž by byl plátcem DPH. DIČ vás identifikuje pro zdanění obecně, včetně daně z příjmů. Status plátce DPH začíná konkrétním dnem a je zapsán v registru plátců DPH, který zveřejňuje Finanční správa. Malý podnikatel pod hranicí pro registraci může mít DIČ roky a nikdy DPH nevybírat. Zahraniční zákazník, který na faktuře uvidí „CZ12345678“, by neměl předpokládat, že DPH je splatná, účtovaná nebo odpočitatelná, aniž to ověří.

Oba statusy jsou oddělené z dobrého důvodu. První je identifikace, druhý právní režim. Ten druhý popisují naše výklady o české DPH a o tom, kdy se registrovat k DPH.

Jak ověřit firmu za pět minut

U českého partnera pokryjí většinu potřeb tři bezplatné kontroly. ARES potvrdí název, právní formu, adresu a stav podle registrů. Registr plátců DPH na portálu Finanční správy ukáže, zda je firma plátcem, zda byla prohlášena za nespolehlivého plátce a jaké bankovní účty zveřejnila pro účely DPH. U partnera z EU ověří číslo DPH napříč členskými státy služba VIES Evropské komise.

Zvláštní pozornost věnujte zveřejněným bankovním účtům. Zákazník, který zaplatí DPH dodavatele na účet, jenž není zveřejněn, může v určitých případech za tuto DPH ručit. Proto mnoho českých účtáren před větší platbou registr kontroluje a proto je třeba správně zveřejnit i své vlastní účty. Údaje, které musí plátce uvést, najdete v textu co obsahuje platná faktura.

Kde se čísla objevují

Na faktuře se vyžaduje IČO dodavatele a DIČ, je-li dodavatel plátcem DPH. Ve smlouvě IČO identifikuje stranu mnohem spolehlivěji než název, protože názvy mohou být podobné. V českém daňovém přiznání je DIČ první, na co se formulář ptá. V bankovním formuláři, celním prohlášení nebo veřejné zakázce se vyžaduje téměř vždy jedno z obou.

Celnice používá třetí identifikátor, číslo EORI, které firmy potřebují k dovozu a vývozu zboží přes hranice EU. Vydává se prostřednictvím Celní správy a více říká náš text o základech exportu.

Fyzické osoby, zaměstnanci a cizinci

Zaměstnanec IČO nemá a nepotřebuje ho. Daň ze mzdy řeší zaměstnavatel, který zaměstnance identifikuje rodným číslem. Cizinec, který začíná podnikat, potřebuje celý řetězec: živnostenské oprávnění nebo registraci společnosti, potom IČO a poté registraci na finančním úřadě. Jak to probíhá, ukazují naše návody jak se stát OSVČ a jak zaregistrovat s.r.o..

Tyto identifikátory si nepleťte s ID datové schránky, samostatným sedmiznakovým kódem, který používají úřední dopisy, ani s LEI, globálním finančním identifikátorem, který potřebují některé regulované subjekty. Na formuláři vypadají podobně, ale slouží k jiným věcem.

Typické chyby

Nejčastější jsou drobné. Napsat na přeshraniční faktuře DIČ bez předpony CZ. Použít IČO ze staré smlouvy poté, co firma změnila právní formu nebo se sloučila. Poslat fakturu na DIČ živnostníka, když podnikání přešlo na s.r.o. Zadat číslo s přehozenou číslicí a pak se divit, proč ho banka nebo daňový portál odmítá.

Když firma změní název, adresu nebo právní formu, čísla mohou zůstat stejná, nebo se změnit podle toho, co se právně stalo. Sloučení nebo přeměna mají jiné důsledky než prosté přejmenování. Pokud vám partner sdělí, že se jeho čísla změnila, požádejte o výpis z rejstříku.

Časté otázky

Kde najdu své IČO?

Na výpisu o registraci, v obchodním nebo živnostenském rejstříku, nebo vyhledáním názvu firmy v ARES.

Potřebuji na faktuře obě čísla?

IČO je povinné. DIČ je povinné, pokud jste plátcem DPH. Úplný výčet najdete v pravidlech pro fakturaci.

Je moje DIČ totéž co číslo pro DPH?

Číslo je stejné, ale status plátce DPH je samostatný právní stav. Plátcem jste až od data, které zaznamená Finanční správa.

Mohu si vyhledat čísla někoho jiného?

Ano. Čísla firem a status plátce DPH jsou veřejné. Rodná čísla fyzických osob veřejná nejsou.

Až se vás příště partner zeptá na vaše čísla, pošlete obě, napište, zda jste plátce DPH, a přiložte výpis z rejstříku. Ušetříte týden vyjasňování.

Toto je obecný výklad, nikoli právní ani daňové poradenství.